Tous les documents au même endroit
Pièces d’identité, contrats, bulletins de paie, arrêts maladie, attestations et justificatifs sont rangés dans le coffre-fort de chaque collaborateur, accessible depuis sa fiche.
Solutions · Documents RH
Le coffre-fort numérique RH, pour le dossier du personnel.
Keolux One conserve les documents de chaque collaborateur dans un coffre-fort numérique accessible depuis sa fiche : contrats, bulletins de paie, arrêts maladie, attestations. Dépôt par glisser-déposer, classement par catégorie, recherche et suivi des échéances, avec des accès protégés par rôle, hébergé en France et conforme RGPD.
Le dossier du personnel, rangé et sous contrôle
Par Florian Bec. 25 ans dans l’IT, dont 10 ans à implémenter des solutions ITSM/ESM (ServiceNow, GLPI, EasyVista) pour des organisations françaises. Mis à jour le 14 juin 2026.
Quand les documents du personnel sont éparpillés entre des dossiers réseau et des boîtes mail, la conformité devient un casse-tête. Le coffre-fort numérique de Keolux One réunit les pièces de chaque collaborateur, classées par catégorie, recherchables, et protégées par des droits d’accès.
Le coffre-fort fait partie du module RH de Keolux One et s’appuie sur la souveraineté des données : hébergement en France, accès par rôle et par donnée.
Dépôt et classement simples
Dépôt par glisser-déposer ou bouton dédié, classement par catégorie, recherche et filtres par nom, statut et catégorie. Les documents éparpillés deviennent retrouvables.
Échéances suivies
Le suivi des échéances anticipe les renouvellements de pièces (titres de séjour, certifications, visites médicales) avant qu’ils n’expirent.
Accès protégés (RGPD)
L’accès est protégé par les contrôles de la plateforme : seules les personnes autorisées consultent ou déposent des pièces. Hébergement en France, accès par rôle et par donnée.
Conformité et sérénité
Des pièces retrouvables, des échéances anticipées.
Chaque document a sa place et ses droits, chaque échéance est suivie. La dématérialisation du dossier du personnel se fait sans renoncer à la confidentialité.
- Coffre-fort par collaborateur, depuis sa fiche
- Dépôt par glisser-déposer, classement par catégorie
- Recherche et filtres par nom, statut et catégorie
- Suivi des échéances et renouvellements
- Accès protégés par rôle et par donnée
- Hébergement en France, conforme RGPD
Aperçu
Le coffre-fort numérique, en images
Questions fréquentes
Coffre-fort numérique RH : vos questions
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique RH ?
C’est un espace sécurisé qui conserve les documents du collaborateur : pièces d’identité, contrats, bulletins de paie, arrêts maladie, attestations et justificatifs. Dans Keolux One, il est accessible depuis la fiche du collaborateur et protégé par les contrôles d’accès de la plateforme.
Comment les documents sont-ils organisés ?
Le dépôt se fait par glisser-déposer ou bouton dédié, avec un classement par catégorie. La recherche et les filtres (nom, statut, catégorie) permettent de retrouver une pièce rapidement, et le suivi des échéances anticipe les renouvellements.
Qui peut accéder aux documents ?
Seules les personnes autorisées : l’accès est protégé par les contrôles de la plateforme, gérés par rôle et par donnée. C’est un point clé pour la conformité, les documents du personnel étant des données sensibles.
Les documents sont-ils hébergés en France ?
Oui. Keolux One est édité par une société française et héberge les données en France, conformément au RGPD, ce qui est essentiel pour la dématérialisation du dossier du personnel.
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