Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Keolux SAS traite les données personnelles collectées via le site klx-esm.keolux.fr, notamment lors d’une demande de contact, d’une demande de démo ou de la navigation sur le site.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Keolux SAS, société immatriculée sous le numéro SIREN 980379390, dont le siège social est situé 28E rue Félix Tisserand, 21700 Nuits-Saint-Georges, France.

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à contact@keolux.fr.

Données collectées

Keolux applique un principe de minimisation : seules les données utiles au traitement de votre demande, à la sécurité du site ou à l’amélioration de nos contenus sont collectées.

Demandes de démo et de contact

Lorsque vous remplissez un formulaire, Keolux peut collecter les informations suivantes : nom complet, adresse e-mail professionnelle, organisation, taille de l’organisation, téléphone, centres d’intérêt, message libre et origine de la demande.

Ressources DSI envoyées par e-mail

Pour recevoir un calcul de coût ITSM, un diagnostic de maturité, un cahier des charges ou un diagnostic de préparation NIS2, Keolux collecte votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, votre entreprise ainsi que les réponses nécessaires au calcul demandé. L’envoi transactionnel du lien personnel est réalisé uniquement pour délivrer la ressource demandée.

L’accord de réception de communications commerciales est facultatif, distinct de l’envoi de la ressource et peut être retiré à tout moment. Les diagnostics NIS2 constituent une aide au cadrage opérationnel et ne valent ni audit de conformité, ni certification.

Lorsque vous choisissez directement un créneau, Keolux traite aussi la date et l’heure demandées, le statut de la réservation, l’identifiant de l’événement et le lien de visioconférence. Les détails de vos autres rendez-vous Outlook ne sont ni affichés ni enregistrés par le site.

Navigation et mesure d’audience

Avec votre accord, le site utilise PostHog, dans sa région d’hébergement européenne, afin de comprendre les pages consultées, les sources de trafic, les parcours, les interactions avec les calculateurs et les conversions principales. Les événements de mesure ne contiennent ni nom, ni adresse e-mail, ni téléphone, ni message ou autre contenu saisi dans les formulaires.

Des relectures de parcours peuvent également être générées après votre accord pour identifier les blocages de navigation. Les champs de formulaire et le texte affiché dans ces relectures sont masqués par défaut.

Données techniques

Pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site, des journaux techniques peuvent être traités : date et heure de connexion, page demandée, statut technique, navigateur, adresse IP ou information réseau strictement nécessaire à la sécurité et au diagnostic.

Finalités et bases légales

• Répondre à vos demandes : prise de contact, organisation d’une démo, échange commercial ou réponse à une question. Base légale : mesures précontractuelles ou intérêt légitime de Keolux à répondre à vos sollicitations.
• Assurer le suivi commercial B2B : relances raisonnables, préparation d’une proposition, suivi d’opportunité. Base légale : intérêt légitime, sous réserve de votre droit d’opposition.
• Délivrer une ressource DSI demandée : calculer le résultat à partir des réponses, envoyer un lien personnel et permettre son ouverture. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Envoyer des communications commerciales : uniquement lorsque l’accord facultatif correspondant a été donné. Base légale : consentement, retirable à tout moment.
• Mesurer l’audience et améliorer le site : statistiques d’usage, performance des pages, compréhension des parcours et efficacité des campagnes. Base légale : consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Sécuriser le site : prévention des abus, diagnostic technique, maintien en condition opérationnelle. Base légale : intérêt légitime à assurer la sécurité du service.
• Respecter nos obligations légales : gestion des demandes d’exercice de droits, conservation de preuves nécessaires. Base légale : obligation légale.

Destinataires

Les données sont destinées aux personnes habilitées de Keolux : direction, équipe commerciale, équipe produit, support et administration technique, uniquement lorsque leur rôle le justifie.

Keolux ne vend pas vos données personnelles et ne les loue pas à des tiers.

Sous-traitants et prestataires techniques

Keolux peut s’appuyer sur des prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site et au traitement des demandes : hébergement, CMS, base de données, sauvegardes, sécurité, mesure d’audience et messagerie professionnelle.

Les données de demande de démo sont hébergées sur une infrastructure opérée par Keolux en France. Les informations nécessaires à la création de l’invitation Microsoft Teams, à savoir l’identité du participant, l’adresse e-mail, la date, l’heure et le lien de réunion, sont transmises à Microsoft 365. Les données de mesure acceptées sont traitées par PostHog dans l’Union européenne. Lorsque l’utilisation d’un service de messagerie ou d’un prestataire technique implique un traitement hors de l’Union européenne, Keolux l’encadre par les garanties prévues par le RGPD.

Durées de conservation

• Liens personnels vers les ressources DSI : accès pendant 30 jours. Après expiration, le jeton ne permet plus d’ouvrir le résultat.
• Réponses et résultats détaillés des ressources DSI : suppression automatique après 90 jours.
• Coordonnées associées aux ressources DSI : jusqu’à 3 ans après la demande ou le dernier échange commercial si aucun contrat n’est conclu, sauf opposition, demande de suppression ou obligation légale contraire.
• Demandes de contact ou de démo : jusqu’à 3 ans après le dernier échange commercial si aucun contrat n’est conclu, sauf demande de suppression ou obligation légale contraire.
• Données liées à une relation client : pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage pour les durées légales applicables aux pièces commerciales, comptables ou probatoires.
• Mesure d’audience et relectures de parcours : durée limitée à la configuration du projet de mesure, revue régulièrement pour rester proportionnée aux finalités décrites ci-dessus.
• Journaux techniques et sécurité : durée limitée à ce qui est nécessaire au diagnostic, à la sécurité et à la preuve, en principe 12 mois maximum.
• Demandes d’exercice de droits : le temps nécessaire au traitement de la demande, puis conservation limitée des éléments permettant de démontrer la réponse apportée.

Sécurité

Keolux met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les données : accès restreints, chiffrement des échanges par HTTPS, cloisonnement des habilitations, sauvegardes, journalisation, surveillance technique et principe du moindre privilège.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque ce droit s’applique, et retrait du consentement lorsque le traitement repose sur votre consentement.

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à contact@keolux.fr. Keolux pourra vous demander des informations complémentaires si cela est nécessaire pour confirmer votre identité ou traiter précisément votre demande.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Cookies et traceurs

La mesure d’audience et les relectures de parcours ne sont activées qu’après votre accord. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment sur la page gestion des cookies.

Évolutions de cette politique

Keolux peut mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution du site, des outils utilisés ou du cadre légal. La date de mise à jour affichée en haut de page permet d’identifier la version en vigueur.